PERAN MANAJEMEN KOLEKSI DALAM PEMENUHAN KEBUTUHAN INFORMASI PENGGUNA PERPUSTAKAAN
Desy Ery Dani,S.Sos
Staf pengajar Jurusan Ilmu Perpustakaan
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Diponegoro
Abstract
This Paper study about relation between collect management and retrieval information for users in library. The result from this research is Technology application in library makes everything more easyer for users and librarian, more efective for information retrieval. But, many librarian and users can’t operate this technology. Librarian they need more technology information training class and for users, library needs make user education program. This paper study hopefully can help for policy makers in library to preparing library services with technology information basic.
Key word : Collection management, information technology
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Manajemen mempunyai pengertian yang berbeda-beda namun secara umum manajemen adalah pengendalian dan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya, menurut suatu perencanaan (planning) diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan kerja tertentu. Manajemen yang berhubungan dengan perpustakaan berarti segala kegiatan perpustakaan yang diatur dengan menggunakan perencanaan matang untuk mendukung dan mencapai tujuan bersama yang sudah digambarkan dalam visi dan misi masing-masing perpustakaan. Perpustakaan secara umum mempunyai aktivitas yang kompleks mulai dari pengaadaan koleksi, pengolahan koleksi dan penyebaran informasi, yang masing-masing aktivitas ini harus di atur secara detail dan jelas, hal ini untuk memudahkan koordinasi penyebaran informasi kepada pengguna.
Perpustakaan universitas diharapkan sebagai media pendidikan, rekreasi, penelitian, pemanfaatan teknologi informasi dan sumber informasi.
- Pendidikan
Perpustakaan merupakan gudang koleksi buku dan non buku yang disimpan. Karya tersebut merupakan hasil pemikiran manusia yang berguna bagi mahasiswa dalam kaitannya pendidikan dan proses belajar mengajar secara mandiri. Sehingga diharapkan dapat memberikan wawasan luas pada mahasiswa dalam membekali diri ketika berada di lingkungan perkuliahan.
- rekreasi
Bahan pustaka yang beraneka ragam, mulai dari bacaan ringan sampai dengan berat dapat menjadi pilihan ketika mahasiswa jenuh mengahadapi rutinitas perkuliahan sehari-hari, di dalam perpustakaan hal ini dapat diminimalisir dengan adanya buku-buku yang dapat mereka pilih sendiri.
- Penelitian
Melalui koleksi bahan pustaka di perpustakaan dosen dapat bekerja sama dengan mahasiswa, atau mahasiswa ketika akan melakukan penelitian mandiri dapat mencari bahan referensinya melalui perpustakaan, di sini dapat ditemukan jurnal, buku maupun karya ilmiah sebelumnya yang dapat dijadikan acuan untuk penelitian yang akan dilakukan selanjutnya, sesuai dengan topik bahasan yang dipilih.
- Pemanfaatan TI
Koleksi di perpustakaan mungkin bisa terbatas jumlah dan relevansi informasinya, namun apabila menggunakan jejaring maya seperti internet, permasalahan keterbatasan topik informasi dapat terselesaikan secara tepat, bahkan informasi terkini juga akan mudah di telusuri. CD, Microchip, OPAC ( Online Paublic Acces Catalouge) sangat penting keberadaannya bagi perpustakaan terutama dalam membantu penelususran informasi.
- Sumber Informasi
Perpustakaan dapat juga disebut sebagai gudang ilmu dan informasi, karena di tempat ini para pengguna dapat mencari informasi yang diinginkan dengan berbagai topik yang disajikan dalam bentuk yang beraneka ragam mulai dari bentuk elektronik sampai dengan manual ( tercetak), jadi tidaklah heran ketika seseorang membutuhkan informasi terbatas akan datang ke perpustakaan.
Proses pengelolaan manajemen koleksi di perpustakaan tidaklah mudah, banyak unsur yang harus di persiapkan untuk melakukan kegiatan manajerial di lembaga ini antara lain manusia dan mesin, dalam hal ini yang dimaksud mesin adalah alat bantu yang digunakan untuk memperoleh kemudahan akan informasi yang dibutuhkan pengguna, yang berarti berhubungan dengan teknologi informasi yang berkembang pesat saat ini.
Perpustakaan bukan sekedar gudang penyimpan koleksi namun juga mengelola sistem informasi sebagai pusat sistem informasi perpustakaan memiliki aktivitas pengumpulan, pengorgasisasian sampai dengan pelayanan informasi hal ini haruslah di dukung yang namanya kemampuan menejerial. Jo Bryson dalam lasa Hs, mengungkapkan bahwa menejemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan pemanfaatan sumber daya manusia, informasi, sistem dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian.
Salah satu aktivitas manajemen perpustakaan adalah pengolahan yang berkaitan erat dengan koleksi informasi yang dimiliki perpustakaan tersebut, perjalanan koleksi perpustakaan mulai dari pengadaan sampai pelayanan informasi inipun butuh manajerial, bila tidak yang akan terjadi adalah ketidak relevanan informasi yang akan di dapat pengguna.
- Pengadaan koleksi
Pengadaan koleksi dimulai dari pendataan daftar buku yang belum pernah dimiliki oleh perpustakaan sesuai dengan topik yang diiginkan, kemudian realisasi pengadaan yang bisa dilakukan dengan berbagai macam cara seperti membeli atau dari sumbangan, kemudian menginventaris bahan koleksi yang sudah dibeli, mempertagungjawabkan anggaran yang telah dipergunakan untuk membeli bahan pustaka, membuat laporan tertulis mengenai kegiatan pengadaan yang telah dilakukan.
- Pengolahan koleksi
Kegiatan ini sangat krusial karena menjadi penentu dalam kemudahan bagi pustakawan mencari informasi, hal ini dimulai dengan membuat klasifikasi bahan pustaka ( kegiatan mnegelompokkan bahan pustaka sesuai dengan subjek ilmunya masing-masing, klasifikasi ini dibedakan menjadi 2 yaitu DDC (Dewey Decimal Classification ) dan UDC (Universal Decimal Classification), kemudian dilanjutkan dengan katalogisasi yang merupakan kegiatan membuat kartu katalog untuk setiap bahan koleksi (buku/pustaka) mulai dari membuat konsep kartu katalog hingga penentuan berbagai macam kartu katalog). Pelabelan juga dilakukan pada tahap ini yaitukegiatan menulis nomor panggil setiap bahan pustaka kemudian menempelkannya pada punggung buku
- Pengorganisasian
Dalam hal ini beberapa penulis tidak menyertakan pengorganisasian dalam kegiatan pengadaan, namun saya memiliki pendapat lain dalam hal ini, pengorganisasian menurut saya yaitu proses penempatan bahan pustaka ke dalam rak buku, penempatan ini sesuai dengan nomor rak yang telah di tentukan pengelompokkannya sesuai dengan sistem terterntu, misal dengan sistem klasifikasi maka penempatan buku juga harus sepadan dengan subjek ilmu yang telah ditentukan atau ada juga beberapa perpustakaan yang ternyata sistem pengorganisasian untuk penempatan buku melalui sistem label warna dll. Buku di tata sesuai dengan tinggi rendah dan tebal tipis buku, agar enak dipandang mata karena terlihat rapi.
- Pelayanan
The Ultimate Goalnya perpustakaan terletak pada sistem pelayanan informasi yang diterapkan, sirkulasi orang sering menyebut pelayanan informasi perpustakaan dengan kata-kata ini, adalah kegiatan melayankan koleksi perpustakaan kepada para pemakai dengan berbagai kegiatan juga. Pelayanan pada setiap perpustakaan berbeda-beda sesuai dengan kemampuan dan tujuan dari perpustakaan. ada perpustakaan yang berbasis TI sehingga dapat ditebak, pelayanannya juga akan difasilitasi oleh teknologi canggih seperti OPAC, E-Journal, E-Book, Sistem Barcode bahkan bagian pelayanan keamanan dengan sensor elektronik juga akan digunakan, demi keamanan koleksi yang dilayankan.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis ingin mengetahui lebih lanjut mengenai peran menejemen koleksi melalui teknologi informasi diperpustakaan perguruan tinggi dalam kaitannya dengan pemenuhan kebutuhan informasi pengguna (mahasiswa).
1.3. Metode
Metode yang akan digunakan adalah metode penelitian kualitatif, yaitu suatu metode penelitian yang menekankan pada penggunaan diri peneliti sebagai alat, peneliti harus mampu mengungkap gejala sosial di lapangan dengan mengerahkan segenap fungsi indrawi, sehingga dapat di terima oleh responden dan lingkungannya agar mampu mengungkap data yang tersembunyi melalui bahasa tutur, bahasa tubuh, perilaku maupun ungkapan yang berkembang dalam dunia dan lingkungan responden. Metode ini menekankan pada penelitian observasi dilapangan dan datanya dianalisa non statistik meskipun tidak menabukan penggunaan angka. Melalui metode ini diharapkan dapat membantu untuk menemukan keterkaitan antara menejemen koleksi berbasis teknologi informasi dengan pemenuhan kebutuhan pengguna perpustakaan
1.4 Hasil dan pembahasan
Perpustakaan universitas merupakan jatung dari perkembangan ilmu pengetahuan, di tempat inilah hasil karya pemikiran manusia yang sudah di bukukan maupun dialih bentukkan di simpan, sebagai referensi para mahasiswa untuk mencari literatur dalam penyelesaian tugas maupun pemenuhan hasrat haus akan informasi.
Kecanggihan teknologi Informasi membuat perpustakaan universitas laris manis diserbu mahasiswa. Saat ujian akhir semester datang, mahasiswa biasanya banyak diberi tugas mata kuliah oleh dosen, baik tugas kelompok maupun individu. Untuk itu mau tidak mau mereka harus mencari literatur yang tepat agar bisa menyelesaikan tugasnya dengan cepat dan benar. Maka perpustakaan universitaslah yang menjadi salah satu solusinya, karena di perpustakaan ini, tersedia desktop-deskop komputer yang menyediakan layanan informasi literatur secara online, yaitu melalui internet dan sistem penelusuran informasi seperti OPAC (Online Public Access Catalouge). Dengan media ini mahasiswa cukup mengarahkan krusor komputer, menuliskan kata kunci dan meng-klik kiri kanan untuk mendapatkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Bentuk informasi yang didapatkannyapun beragam, seperti text (artikel/jurnal ilmiah) dan video. kesemuanya mereka dapatkan secara online, gratis dan cepat. Kemudahan akses informasi ini tidak dapat dipisahkan dari peran perpustakaan universitas yang menyediakan jasa pengolahan dan penelusuran informasi melalui teknologi.
Perkembangan era informasi menuntut siapapun untuk melek teknologi, tanpa terkecuali dunia perpustakaan yang cenderung kegiatan pengolahan informasinya secara teknis banyak dilakukan secara manual. Namun, saat ini kegiatan teknis yang dilakukan secara manual sudah mulai ditinggalkan, dahulu sangat memungkinkan pustakawan mengolah data buku seperti mengkatalog, resensi buku dll, secara manual karena informasi yang diolah masih terjangkau dan bisa dilakukan dengan waktu relatif singkat. Tapi sekarang, dengan tingkat pendidikan yang sudah maju, di dukung perkembangan teknologi yang canggih, semua orang mampu menjadi produsen informasi, jadi bukan hanya ilmuan saja. hal ini mengakibatkan banyaknya informasi yang tidak tertampung atau disebut ledakan-ledakan informasi (Information explotion). Bentuk informasinya beranekaragam seperti jurnal, artikel, buku, majalah, video, dll. Berdasarkan faktor tersebut, apabila pengolahan informasi masih dilakukan secara manual, akan menyita banyak waktu dan tenaga pustakawan.
Kenapa Teknologi menjadi penting bagi perpustakaan, di karenakan kegiatan pelayanan merupakan ujung tombak penilaian baik atau buruknya sebuah perpustakaan, hal ini terkait dengan tingkat kepuasan pengguna perpustakaan pada akses informasi. Saat ini Perubahan paradigma masyarakat terhadap perpustakaan berangsur membaik, paradigma ini tidak dapat dipisahkan dari peranan teknologi. Kemajuan teknologi menjadi pokok penting sebuah perpustakaan mampu memberikan pelayanan prima pada penggunanya. Bagaimana tidak, melalui sistem penelusuran informasi seperti OPAC (online public access catalouge) pengguna bisa mengetahui seluruh koleksi perpustakaan tersebut yang diklasifikasikan dalam berbagai jenis, baik text maupun video. Melalui OPAC, mahasiswa dapat mencari katalog koleksi bahan pustaka melalui klasifikasi subjek, pengarang dan judul. Bahkan melalui internet protokol informasi yang didapatkan lebih beragam dan interaktif. Bagi mahasiswa, informasi upto date dan cepat menjadi penting, terutama pada mahasiswa tingkat akhir yang banyak membutuhkan literatur ilmiah yang digunakan untuk mendukung penelitiannya seperti e-jurnal, e-book, e-learning dll. Begitu juga bagi dosen, yaitu mempersiapkan bahan perkuliahan, bahkan dengan kecanggihan teknologi saat ini, proses belajar mengajar tidak perlu bertemu secara fisik dan bisa terpisah jarak serta waktu yang dilakukan secara online misalnya melalui teleconference, maka ada yang menamakannya sebagai virtual class (kelas virtual). Segi pelayanan simpan pinjam bahan pustakapun menjadi mudah karena semua terkomputerisasi menjadikan informasi data peminjam dan bahan pustaka yang dipinjampun langsung terdaftar setelah ada proses scanning pada bahan pustaka yang berlebelkan barcode, sehingga resiko koleksi hilang dapat diminimalisir. Untuk itu kemudian muncullah istilah yang dinamakan perpustakaan elektronik dan perpustakaan digital, sebenarnya masih banyak silang pendapat diantara para ahli mengenai istilah ini yang memang hampir sama, namun menurut hemat penulis batasan untuk perpustakaan elektronik yaitu berupa perpustakaan yang koleksinya berbentuk elektronik seperti CD, kaset, microfish, microchip dll. Sedangkan perpustakaan digital yaitu perpustakaan yang koleksinya sudah digitalkan dalam bentuk online dan dipublikasikan malalui internet, dengan menggunakan fasilitas ini maka mahasiswa tidak akan terbatasi oleh birokrasi, ruang maupun waktu.
Perkembangan teknologi juga menuntut pustakawan lebih dinamis dan produktif, karena proses pengolahan informasi menjadi lebih cepat, informasi mudah dipublikasikan pada pengguna dan nilai keakuratannya bisa dipertanggungjawabkan, maka tanggung jawab pustakawan selanjutnya adalah bagaimana mampu mendidik para pengguna perpustakaan agar dapat menelusur informasi yang tepat sesuai kebutuhannya, baik secara manual maupun secara elektronik secara mandiri, sehingga tidak menggantungkan pada bantuan pustakawannya saja. meskipun dengan adanya teknologi masuk ke perpustakaan menjadikan dinamika informasi menjadi lebih mudah dan cepat. Namun masih terdapat kendala adanya penerapan teknologi ini yaitu :
- Dari segi Pustakawan
- Adanya ketakutan dari pustakawan, suatu saat tenaga pustakawan akan tergantikan oleh sistem komputer
- Waktu dan tenaganya tidak banyak digunakan
- Masih adanya pustakawan yang buta teknologi
- Biaya penggunaan teknologi terapan untuk perpustakaan masih mahal.
- Adanya ketakutan bahwa bahan pustaka cetak menjadi dokumen tidak terpakai karena semuanya telah di online kan menjadi perpustakaan digital, sehingga perpustakaan hanya seperti museum.
Menurut Ardoni dalam buku Dianamika informasi dalam era global ada enam aspek yang berkaitan dengan kemampuan manusia dalam mengoptimalkan teknologi informasi di perpustakaan yaitu sikap pustakawan, kemampuan pustakawan, perancangan program aplikasi, peraturan tentang angka kredit, materi pendidikan kepustakawanan dan organisasi. Hal tersebut perlu diperhatikan agar pustakawan siap menghadapi telnologi informasi di dalam perpustakaan.
- Dari segi mahasiswa
- Mahasiswa menjadi tidak aktif dalam mencari sumber informasi sehingga banyak yang hanya mengcopy informasi tanpa dianalisa terlebih dahulu untuk dijadikan tugas mata kuliah.
- Mahasiswa menjadi kurang literatur perkuliahan yang berbentuk bahan pustaka cetak.
- Banyak informasi dari internet yang kurang mendidik bagi mahasiswa, seperti situs porno dll
- Masih adanya pengguna yang belum melek teknologi dan mengetahui benar bagaimana menelusur informasi melalui teknologi yang diterapkan di perpustakaan tersebut.
Faktor-faktor tersebut merupakan sedikit permasalahan yang mungkin timbul dengan adanya teknologi, namun permasalahan tersebut masih dapat diminimalisir yaitu dengan cara
1. peningkatan sumber daya manusia pada staf pustakawan, karena untuk ke depannya pustakawan dituntut untuk lebih komunikatif, berkemampuan dalam bidang penelitian berbasis bidang perpustakaan, mengauasai TI, dan mampu berbahasa asing. Hal ini sebagai penunjang dalam peningkatan pelayanan pada pengguna.
2. bekerja sama dengan lembaga pemerhati pendidikan dan menjadi sponsorhip untuk penyediaan komputer dan internet
3. memberikan tugas pada mahasiswa untuk mencari informasi literatur yang berbentuk bahan pustaka cetak. Karena meskipun sudah banyak informasi dari buku yang di publikasikan secara online, namun kiprah bahan pustaka cetak masih tetap diminati, bahan pustaka cetak seperti buku memiliki kelebihan yaitu lebih fleksibel dibaca dan mudah dibawa tanpa harus tergantung arus listrik dan tidak membuat mata cepat lelah ketika membaca.
4. User Education (pendidikan pemakai) perpustakaan sebagai program dari perpustakaan sebagai upaya mendidik para pengguna untuk mandiri melakukan penelusuran informasi baik secara elektronik maupun manual.
Kesimpulan
Studi ini diharapakan dapat bermanfaat bagi para pengambil kebijakan dalam bidang perpustakaan, bahwa kemampuan manajerial harus dimiliki oleh seorang pemimpin perpustakaan dalam kaitannya dengan pemberian citra positif pada perpustakaan. Kemampuan ini juga akan berimbas pada kemahiran dalam menangani sistem pelayanan dalam diri perpustakaan sendiri, paradigma pelayanan dalam era informasi sekarang telah berubah dari yang konvensional menjadi serba digital. Pustakawan di tuntut untuk pro aktif menyiapkan diri menghadapi perubahan yang sudah terjadi saat ini dengan bekal ilmu pengetahuan mengenai automasi perpustakaan, karena saat ini informasi sudah dikemas dengan sedemikian rupa agar lebih praktis dan mudah dalam bentuk digital. Penguasaan TI pada pustakawan akan membantu pengguna yang kesulitan dalam bidang TI. Manajeman koleksi melalui sistem terautomasi di perpustakaan ternyata sangat memebantu dalam kecepatan temu balik informasi yang dinginkan secara efektif dan efisien. Informasi memang akan terus ada dan teknologi pun akan semakin berkembang, namun kiprah perpustakaan juga harus tetap dijaga melalui pemanfaatan teknologi secara maksimal, sehingga kepuasan pengguna akan akses informasi dapat terlayani dengan mudah, cepat dan tepat.
Daftar Pustaka
- Koswara E (editor), 1998. Dinamika Informasi dalam era Global. Bandung ; PT Remaja Rosdakarya
- Soeprapto, SU. 2002. Metode Penelitian Kualitataif. Jakarta ; Universitas Terbuka.
- Lasa, Hs. 2007. Manajemen Peprustakaan Sekolah. Yogyakarta : Pinus.
- Darmono. 2003. Manejemen Perpustakaan. Jakarta
- Sumardji,P. 1988. Perpustakaan Organisasi dan Tata kerjanya. Yogyakarta : Kanisius
.jpg)
